Jos yrityksellä ei ole sopimusta ensiapuvalmiuden ylläpidosta ulkopuolisen kumppanin kanssa, niin yrityksessä täytyy olla nimettynä henkilö, joka on vastuussa ensiapuvalmiuden säännöllisestä tarkastuksesta ja ylläpidosta. Vastuuhenkilö (esimerkiksi työsuojelupäällikkö tai –valtuutettu) vastaa ensiapupisteiden tarkastuksista, ensiaputuotteiden päiväysten merkkaamisesta ja tarkkailusta, vähimmäisvaatimuslistauksen läpikäynnistä ja varustetason huolehtimisesta. Tarkastukset on hyvä tehdä säännöllisin väliajoin, esimerkiksi kuukausittain. Ensiapukartoituksen yhteydessä ammattilainen voi ohjeistaa vastuuhenkilön tarkastusten tekemiseen.
Ensiapuvalmiuden ylläpito voidaan myös ulkoistaa ensiapukumppanille. Ensiapukumppanin kanssa tehtävä sopimus määrittelee esimerkiksi erilaisten tarkastusten aikavälit, varustetason ylläpidon, kartoitusvälit sekä mahdollisen välivaraston pystyttämisen ja ylläpidon. Jokaisesta ensiapuvälinetilauksesta sovitaan asiakasyrityksen kanssa siten, että varustetaso on optimaalinen asiakkaan kannalta, ja asiakas saa jokaisesta toimituksesta myös kirjallisen raportin.
Välinetilaukset sovitetaan aina yrityksen tarpeen mukaan. Ylimitoitetut tilaukset ovat haitallisia paitsi asiakkaalle, myös toimittajayritykselle. Päiväykset vanhenevat ja tuotteiden merkit muuttuvat jatkuvasti, jolloin ylisuuria tilauksia on tarpeetonta tehdä. Tarvittaessa asiakas voi maksaa tuotteista vain käytön mukaan, jotta ylimitoitukselta ja muilta epäselvyyksiltä vältytään.